Huishoudelijk reglement
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1.
Iedere huurder van een recreatietuin dient lid te zijn van de Volkstuin- en Recreatietuinvereniging Bodegraven gevestigd te Bodegraven.
Artikel 2.
Voor het verkrijgen van het lidmaatschap en een volks- of recreatietuin van de vereniging dient inschrijfgeld en een borgsom betaald te worden overeenkomstig het bedrag bepaald in de algemene ledenvergadering. Deze gelden zijn eenmalig. De borgsom wordt teruggestort bij beëindiging van het lidmaatschap indien de volks- of recreatietuin zwart opgeleverd wordt.
Artikel 3.
Na inschrijving als lid, middels het invullen van een inschrijfformulier en persoonlijke legitimatie, wordt een exemplaar van het huishoudelijk- en tuinreglement verstrekt.
Artikel 4.
Het lid dat een volks- of recreatietuin heeft of heeft verkregen, betaalt aan de vereniging de reglementair en door besluiten van de ledenvergadering vastgestelde bedragen.
Artikel 5. Leden
1. Ieder lid heeft de vrije beschikking over de hem in bruikleen gegeven volkstuin- of recreatietuin, toch is verplicht zijn tuin van de aanvang af in goede staat te brengen en/of te houden.
2. Overeenkomstig de doelstelling van de vereniging, dient de tuin en de daarop aanwezige opstallen voor ontspanning van het lid en zijn gezinsleden te zijn.
3. Het uitoefenen van beroepsmatige handelingen is niet toegestaan.
4. De leden mogen hun volks- of recreatietuin slechts overdragen door tussenkomst van de vereniging.
5. Ieder lid wordt geacht de bepalingen van de statuten en reglementen, alsmede de overige vastgestelde en bekend gemaakte regels te kennen. De leden zijn verplicht de statuten en de reglementen van de vereniging, evenals de besluiten van de algemene vergadering, ook al waren zij niet tegenwoordig of vertegenwoordigd, stipt op te volgen en zijn te dien opzichte volledig aansprakelijk voor de gedragingen van hun gezinsleden/bezoekers.
6. Eigendommen van de vereniging dienen op eerste aanvraag van het bestuur te worden ingeleverd.
7. De leden worden geacht periodiek algemene werkzaamheden uit te voeren.
Artikel 6.
De leden kunnen zich volgens de daarvoor geldende regels laten kiezen in het bestuur of één der commissies.
Artikel 7.
De jaarlijkse bijdrage wegens lidmaatschap van de vereniging wordt vatgesteld zoals genoemd in artikel 10 lid 2 van de statuten en dient binnen 14 dagen na dagtekening van de rekening van het desbetreffende verenigingsjaar in het bezit te zijn van de penningmeester, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen met het bestuur. Voor de betaling van de periodieke vergoeding wegens het gebruik van een volkstuin- of receatietuin, de zogenaamde tuinhuur, vastgelegd in artikel 10 lid 4, geldt hetzelfde.
Artikel 8. Einde Lidmaatschap:
1. Het lidmaatschap eindigt als gevolg van het gestelde in artikel 8 van de statuten.
2. Bij beëindiging van het lidmaatschap of verhuizing naar een andere tuin zal het lid gehouden worden de tijdens zijn lidmaatschap in gebruik gegeven volks- of recreatietuin zwart op te leveren. Indien hij of zij hierin gebreke blijft zal de betaalde borgsom niet geretourneerd worden aan het vertrekkende lid. Ook kunnen er opruimings kosten in rekening gebracht worden aan het vertrekkende tuinlid.
3. Ontzetting ingevolge artikel 8 lid 4 en 5 van de statuten kan worden uitgesproken door het bestuur indien het lid:
- Niet binnen de gestelde termijn na schriftelijke in gebreke stelling aan zijn verplichtingen voldoet.
- Bij herhaling ingevolge de statuten en reglementen of besluiten van de vereniging in gebreke moet worden gesteld.
- Zich schuldig maakt aan wangedrag, waaronder mede is te verstaan elke gedraging of handeling die de goede gang van zaken en het vriendschappelijk verkeer tussen de leden onderling verstoort of het aanzien van de vereniging schaadt
4. Lid 3 van dit artikel zal niet worden toegepast alvorens het betrokken lid tenminste tweemaal schriftelijk is gewaarschuwd en hij binnen 14 dagen na de dagtekening van de laatste waarschuwing daarvan gevolg heeft gekregen. De tweede waarschuwing wordt hem aangetekend toegezonden.
5. Indien de ledenvergadering ingevolge artikel 8 lid 5 van de statuten besluit tot verwerping van de ontzetting wordt hierdoor tevens de schorsing opgeheven en het desbetreffende lid in zijn rechten hersteld.
6. Handhaaft de vergadering het besluit tot ontzetting, dan brengt het bestuur dit besluit uiterlijk 10 dagen na de datum van de vergadering per aangetekend schrijven ter kennis van de betrokkene.
Artikel 9.
Afwijkingen van het artikel 8 lid 1a van de statuten bepaald ten aanzien van de overgang van het lidmaatschap bij overlijden, kunnen schriftelijk verzoek van de nabestaanden door het bestuur worden toegestaan.
Artikel 10.
Bij de beëindiging van het lidmaatschap vindt geen terugbetaling plaats van huur en contributie. Het bestuur is gerechtigd hier van af te wijken en anders te beslissen.
Artikel 11.
Een vertrekkend lid, waarvan de volkstuin- of recreatietuin is overgedragen aan een ander lid, dient de niet overgenomen eigendommen binnen 14 dagen na datum van de overdracht te vewijderen. Indien hij daar in gebreke blijft kan het bestuur alle voorkomende kosten verhalen op het vetrekkende lid. Het andere lid neemt de verantwoordelijkheden over van het vertrekkende lid als hij/zij eigendommen overneemt middels een te ondertekenen overnameformulir welke door de tuincommissaris verstrekt wordt.
Artikel 12. Bestuur.
Het bestuur is belast met de uitvoering van het beleid.
- Zij voert het beheer over alle eigendommen van de vereniging en draagt zorg voor de instandhouding en het onderhoud daar van.
- Het bestuur stelt regels vast ten aanzien van de uitvoerende taken die zijn toegewezen aan de diverse commissies en ziet toe op de juiste uitvoering van die taken.
- Het bestuur is voor het gevoerde beleid en het beheer verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering, evenals de door de commissies uitgevoerde taken welke door het bestuur zijn opgelegd.
- De bestuursleden hebben het recht van toegang tot alle bijeenkomsten en commissievergaderingen.
- De bestuursleden worden gekozen tijdens de algemene ledenvergadering en verkrijgen een zittingsperiode van twee (2) jaar, zoals vastgelegd in de statuten artikel 14 lid 2. Na afloop van deze termijn kunnen bestuursleden zich opnieuw verkiesbaar stellen voor een bestuursfunctie, en zijn onmiddelijk herkiesbaar.
- De bestuursleden kiezen uit de bestuursleden een vice-voorzitter. De vice-voorzitter neemt de taken over bij afwezigheid van de voorzitter.
Artikel 13.
De Voorzitter is woordvoerder namens de vereniging en representeert de vereniging naar buiten.
- Hij geeft leiding aan het bestuurswerk en leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen.
- Hij is verder belast met het uitbrengen van een verslag op de jaarlijkse algemene ledenvergadering over het afgelopen jaar met betrekking van het gevoerde beleid.
Artikel 14.
De secretaris is belast met de correspondentie van de vereniging, de administratie van de vereniging en houdt daarvan afschrift.
- Van alle in- en uitgaande stukken geeft hij kennis aan het bestuur in vergadering.
- Notuleert tijdens bestuurs- en ledenvergaderingen en maakt daarna de concept-notulen op.
Artikel 15.
De penningmeester is belast met het innen van de in artikel 10 der statuten genoemde geldmiddelen en het verrichten van de betalingen en het bijhouden van de ledenadministratie.
- Het beheren van de gelden en het voeren van de administratie hieraan verbonden.
- Het uitbrengen van een schriftelijk verslag op de jaarlijkse algemene ledenvergadering over het gevoerde financiële beleid van het afgelopen jaar, zoals genoemd in artikel 16 lid 3c van de statuten.
- Het opstellen van een schriftelijke begroting voor het nieuwe verenigingsjaar, zoals genoemd in artikel 16 lid 4 van de statuten.
Artikel 16.
Het bestuur is gerechtigd het totaal bedrag van de begroting in verband met onvoorziene omstandigheden met 5% te overschrijden.
Artikel 17.
De secretaris en de penningmeester kunnen met instemming van de overige bestuursleden een deel van hun werkzaamheden overdragen aan een ander bestuurslid, die voor deze werkzaamheden verantwoording schuldig is aan de desbetreffende functionaris.
Artikel 18.
Een voordracht van kandidaten voor een bestuursfunctie zoals bedoeld in artikel 13 lid 1 van de statuten, dient vergezeld te gaan van een bevestiging van instemming van deze kandidaat, een voordracht door leden moet voor de aanvang van de algemene vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.
Artikel 19. Vergaderingen.
Naast de algemene ledenvergadering, eventueel aangevraagd door de leden, kent de vereniging periodieke bestuursvergaderingen.
Artikel 20.
- De jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt gehouden in het eerste halfjaar en bij voorkeur in de maand maart.
- De agenda voor deze vergadering dient minstens zeven (7) dagen voor de vergadering aan de leden verstrekt te zijn.
- Voorstellen voor deze vergadering dienen voor 15 febuari bij de secrataris te zijn ingediend. De ingediende voorstellen worden voorzien van een preadvies van het bestuur en in de agenda opgenomen. Amendementen op zowel bestuur- als ledenvoorstellen dienen uiterlijk vijf (5) dagen voor de vergadering binnen te zijn.
- Algemene ledenvergadering als bedoeld in artikel 16 en 17 van de statuten, dienen op een zodanig tijdstip gehouden te worden, dat zoveel mogelijk leden deze kunnen bijwonen. De agenda voor deze vergaderingen dient minstens tien (10) dagen voor de vergadering aan de leden verstrekt te zijn.
- Tijdens de algemene ledenvergadering wordt bij schriftelijke stemming aan twee (2) leden buiten het bestuur verzocht om voor het openen, lezen en tellen van de stembriefjes zorg te dragen. De uitslag wordt door de voorzitter aan de vergadering bekend gemaakt.
- Ongeldig zijn stembriefjes welke:
blanco zijn, ondertekend zijn, onleesbaar zijn en niet aan het doel waarvoor de stembriefjes zijn uitgereikt te voldoen.
- Indien een lid tijdens de stemming tevens wil stemmen namens een ander lid, dient de schriftelijke machtiging daartoe voor de vergadering aan de voorzitter te zijn overhandigd.
Artikel 21. Bestuursvergaderingen
- Bestuursvergaderingen worden gehouden op voorstel van de voorzitter of op voorstel van twee bestuursleden.
- De oproep voor de vergadering dient minstens vijf (5) dagen voor de datum van de vergadering plaats te vinden en dient vergezeld te gaan van een agenda.
- Alle besluiten dienen met een meerderheid van stemmen genomen te worden.
Artikel 22.
- Commissievergaderingen worden gehouden op voorstel van één (1) of meer leden van de commissie.
- In de commissie, met uitzondering van de kascontrolecommissie en de adviescommissie, heeft een bestuurslid zitting voor de coördinatie met het bestuur.
- Commissievergaderingen worden geleid door een uit de commissieleden gekozen voorzitter.
Artikel 23.
De voorzitter geeft op vergaderingen of bijeenkomsten het woord en ontneemt dit, indien dit buiten de goede orde gaat. Hij heeft het recht de debatten te sluiten, indien hij van mening is dat de vergadering voldoende is ingelicht. Hij is gerechtigd een ieder die de orde verstoort, het verder bijwonen van de vergadering te ontzeggen. Hij kan een vergadering schorsen en of na overleg met (bestuurs)- leden deze verdagen
Artikel 24.
Voor een goede bewindvoering kunnen commissies worden ingesteld.
Artikel 25.
Ter uitvoering van onder artikel 26 van het (HHR), kunnen worden gekozen een:
- Kascontrolecommissie
- Tuincommissie
- In- en verkoopcommissie
- Bouwcommissie
- Adviescommissie
Artikel 26.
Elke commissie bestaat uit tenminste twee- en ten hoogste zeven leden. De verkiezing geschiedt uit een voordracht of op verzoek van het bestuur.
Artikel 27.
De in artikel 25 (HHR) genoemde functionarissen worden benoemd voor de periode van drie (3) jaar m.u.v. de kascontrolecommissie (twee jaar) indien het leden zijn en zijn eenmaal herkiesbaar. Zij treden af volgens een door het bestuur op te stellen rooster. Als commissieleden ook bestuurslid zijn geldt een termijn van twee (2) jaar wat bepaald is in artikel 14 lid 2 van de statuten.
Bestuursleden kunnen geen deel uitmaken van de kascontrolecommissie en adviescommissie.
Artikel 28.
Indien naar de menig van het bestuur de in artikel 25 (HHR) genoemde functionarissen hun taak niet, of niet in voldoende mate uitvoeren, is het bestuur gerechtigd hen tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering als zodanig te schorsen. Alvorens dit geschiedt, zal het bestuur de betrokkenen in de gelegenheid stellen zich in een bestuursvergadering te verantwoorden.
Artikel 29.
Bij tussentijdse vacatures van de in artikel 25 (HHR) genoemde functionarissen of bij de ingevolge artikel 28 (HHR) besloten schorsing:
- Zijn de functionarissen verplicht de in hun bezit zijnde bescheiden of andere eigendommen van de vereniging binnen 10 dagen over te dragen aan een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid.
- Benoemt het bestuur een nieuwe functionaris die op het rooster van aftreden de plaats van de voorganger inneemt. Dit wordt aan de eerstvolgende ledenvergadering ter bekrachting voorgelegd.
Artikel 30.
Evenals de leden van het bestuur, hebben de in artikel 25 (HHR) genoemde functionarissen, voor de uitoefening van hun functie, op het eerste verzoek het recht van toegang tot alle volkstuinen- en/of recreatietuinen en opstallen.
Artikel 31.
De niet in artikel 25 (HHR) genoemde commissies, ingesteld hetzij door het bestuur, hetzij door de algemene vergadering, worden benoemd voor de duur van de opdracht en ontbonden wanneer deze is voltooid. De duur van de opdracht mag maximaal 12 maanden bedragen.
Artikel 32.
De in de statuten bedoelde kascontrolecommissie bestaat uit twee leden en een reservelid, welke geen deel uitmaken van het bestuur. Ze worden benoemd voor een periode van twee jaar en zijn niet terstond herkiesbaar.
Elk jaar treedt een lid van hen af.
Artikel 33. Tuinruil:
Een lid kan een schriftelijke met reden omkleed verzoek indienen, om bij het vrij komen van een volks- of recreatietuin daarvoor in aanmerking te komen, door een lid mag slechts een (1) verzoek worden ingediend. Het bestuur beslist over de toelaatbaarheid van het verzoek en is bindend.Het vertrekkende lid moet wel zorgen dat zijn volkstuin zwart opgeleverd wordt, zo niet dan kan de vereniging bij het vertrekkende tuinlid opruimingskosten in rekening brengen.
Artikel 34. Wijziging reglementen:
In het huishoudelijk- en tuinreglement kan geen verandering worden aangebracht, dan door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de reglementen zal worden voorgesteld. Een besluit tot wijziging van de reglementen behoeft een meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
Artikel 35.
Een reglementwijziging treedt in werking per direct na de algemene ledenvergadering waarin deze wijziging is goedgekeurd.
Artikel 36. Algemeen:
Het bestuur is gerechtigd tot het opleggen van boetes en of het bepalen van een termijn waarbinnen nagelaten onderhouds en/of algemene werkzaamheden alsnog dienen te worden uitgevoerd, indien het desbetreffende lid:
- Zonder opgaaf van geldige redenen de hem opgedragen algemene werkzaamheden niet of niet naar behoren uitvoert (zie artikel 37)
- De volks- of recreatietuin en of de aanwezige opstallen niet naar behoren onderhoudt.
- Zich niet houdt aan bepalingen van de statuten en of reglementen en of kenbaar gemaakte bepalingen.
- Tegen het opleggen van boetes kan het betreffende lid bezwaar aantekenen in de eerst komende algemene ledenvergadering.
Artikel 37.
De algemene werkzaamheden op het complex worden door de leden op tour beurt uitgevoerd en door de tuincommissaris georganiseerd en gecoördineerd. Indien een lid door omstandigheden verhindert is om die werkzaamheden uit te voeren zorgt dat lid zelf voor vervanging. De tuincommissaris houdt een deelnemerslijst hiervan bij.
Artikel 38.
Het bestuur, de bestuursleden en de commissieleden zijn in uitoefening van hun functie, niet aansprakelijk voor:
- Schade aan eigendommen van leden of bezoekers.
- Ongevallen of letsel van welke aard ook.
- Diefstal, beschadiging of verlies op enige wijze.
De goedgekeurde wijzigingen door de algemene ledenvergadering d.d. 25 maart 2010 zijn in bovenstaand huishoudelijkreglement aangebracht, waardoor dit huishoudelijkreglement met ingang van 25 maart 2010 rechtsgeldig is geworden in deze gewijzigde vorm.
Einde huishoudelijkreglement.
Bodegraven, oktober 2010
© 2013. Volkstuinvereniging Bodegraven. Alle Rechten Voorbehouden
581895
